Le vote électronique : un outil indispensable pour les réunions et les assemblées générales
Le monde du travail tend, plus que jamais, vers le digital, obligeant les employeurs à adopter des nouvelles fonctionnalités pour inclure le personnel à distance et en présentiel. Aussi, lors de grandes assemblées générales, les élus sont amenés à prendre des décisions et exprimer leur avis en délibérant sur divers sujets.
Le vote électronique est un processus intuitif, simple et rapide à mettre en place qui vient remplacer le vote à main levée, ou le vote par scrutin classique à l’urne. Il permet aux organisateurs de gagner du temps puisqu’il affiche instantanément le dépouillement une fois le vote fini ainsi que le rapport des résultats de vote.
Comment le vote électronique fonctionne-t-il ?
Du côté organisateur, la plupart du temps il s’agit de se rendre sur une interface de gestion de réunion sur un ordinateur pour programmer un vote. Conformément au cadre réglementaire français, il y a le choix entre 3 ou 4 boutons de vote (Oui, Non, Abstention, Ne Participe Pas au Vote).
Du côté des élus, le vote électronique se déroule habituellement à partir des postes de conférence en présentiel. Le vote électronique peut aussi se faire à distance, directement depuis chez eux depuis leur ordinateur via une interface web sécurisée en suivant le déroulé de la séance. Ils peuvent ainsi voter pour exprimer leur opinion à travers un scrutin ordinaire, public ou secret.
Les avantages du vote électronique
- Facilité de mise en oeuvre
- Décompte rapide, et sans risque d’erreur : cela se fait de manière informatisée, et automatiquement
- Visualisation des résultats en temps réel : l’affichage des résultats de vote peut se faire sur un ou plusieurs moniteurs
- Exportation sécurisée des rapports : à la fin de la réunion, les votes peuvent être exportés de l’interface
Les solutions de vote électronique Televic Conference
Le système de vote électronique devient une option de plus en plus demandée par les utilisateurs, simple et pratique d’utilisation, il permet d’obtenir une gestion rapide et efficace des votes. C’est pourquoi, Televic Conference a développé deux solutions pour répondre précisément à votre besoin.
Les outils sont adaptés en fonction de la taille de votre salle : pour les grandes assemblées et les conseils régionaux, il est plus favorable d’utiliser la suite logicielle de conférence CoCon, et pour les plus petites réunions, l’interface de gestion Confero est la plus adaptée.
CoCon
CoCon est un logiciel de gestion de conférence pour les grandes assemblées. C’est l’outil fonctionnel le plus avancé, grâce à son architecture modulaire, dont fait partie CoCon Voting pour le vote électronique.
Pour obtenir la licence Cocon Voting, il y a trois prérequis :
- Le premier est que le logiciel fonctionne avec le réseau Plixus (centrale MME ou centrale AE-R).
- Le deuxième impose d’obtenir la licence de base CoCon Discussion.
- Enfin, CoCon nécessite un opérateur technique pour assurer le bon déroulé de la séance. L’opérateur garde également le contrôle complet des délibérations.
Le module CoCon Voting propose des options précises pour définir, contrôler et surveiller les sessions de vote d’une réunion. Différents modèles de vote sont possibles : vote public, vote secret, créer des groupes politiques, contrôler la durée du vote, etc. Ces modèles peuvent être facilement créés afin de définir une configuration de vote récurrente et peuvent être réutilisés en un clic.
Avec CoCon Voting, il est aussi possible de gérer les votes par procuration.
Pour afficher les résultats du vote obtenu, il suffit d’ajouter le module CoCon Signage.
Confero
La suite Confero est une interface de gestion de conférence simplifiée comprenant les modules suivants :
- Confero 360 qui permet la gestion de la réunion
- Confero Plan qui sert à planifier la séance
- Confero Meet qui permet la participation et le vote des élus à distance
Avec Confero Plan il est possible de préparer préalablement la séance : les participants, le synoptique de la salle, les points de délibérations.
FAQ sur la gestion du vote électronique
Une grande crainte est qu’une partie des informations confidentielles et sensibles soit divulguée.
Televic Conference prend très au sérieux cette crainte et se assure une sécurité niveau 2 de la CNIL
Pour l’interface Confero, vous pouvez exporter en PDF ou imprimer un rapport de réunion via la licence Confero 360. Il est possible de stocker jusqu’à 50 réunions dans le moteur Plixus. Le rapport indique les participants à la réunion et les questions soumises au vote, avec la date et l’heure du vote et les résultats individuels et généraux. Il contient également l’enregistrement de la réunion, si celle-ci a été enregistrée.
Pour CoCon, il est également possible d’exporter les données à l’issue d’une réunion. L’organisateur peut sélectionner les champs de données pertinents pour créer automatiquement un fichier Word ou XML via la licence CoCon Import/ Export
Oui, il arrive régulièrement qu’une question vienne à être discutée au cours de la réunion. Il est tout à fait possible d’ajouter un point de vote en cours de route avec le logiciel CoCon ou bien l’interface Confero.
Oui, il est tout à fait possible de clôturer le vote même si tous les élus ne se sont pas exprimés avec les deux solutions proposées Cocon et Confero
